# 44 KI im Notariat und in der Steuerberatung: Sind die anderen wirklich weiter? Mit Andreas Geiling

„Das weiß nur Frau Möller“: Was KI im Notariat wirklich braucht

Von Ramiza Schöne, Notarberaterin und Gründerin von NOTARTEC® · 8. Oktober 2026

Sie möchten Ihr Notariat entlasten. Weniger Rückfragen. Weniger Sucherei. Mehr Zeit für die Arbeit, die fachliche Erfahrung braucht. Eine KI-Lösung klingt da ziemlich verlockend.

Die Lizenz ist schnell gekauft. Nur: Am nächsten Morgen fragt wieder jemand, wo das richtige Muster liegt. Frau Möller wird zum dritten Mal unterbrochen. Und das Thema „neue Abläufe“ rutscht auf die nächste Teambesprechung.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

KI im Notariat braucht nachvollziehbare Prozesse, gepflegte Wissensbestände, klare Zuständigkeiten und Zeit zum Lernen. Erst dann lässt sich sinnvoll prüfen, welche Aufgaben eine KI unterstützen kann und ob das Team dadurch tatsächlich entlastet wird.

Darüber spreche ich in Folge 44 meines Podcasts „Digital im Notariat – Schöne neue Welt“ mit Andreas Geiling von CONSULTOR. Er begleitet Kanzleien bei Digitalisierung und KI-Einführung und betreut die Studiengruppe „KI in Kanzleien“. Ich bringe den Blick aus der Beratung von Notariaten mit.

Unser Ausgangspunkt war überraschend: Andreas dachte, die Notarinnen und Notare seien weiter. Ich dachte das über die Steuerberaterkanzleien.

KI im Notariat und in der Steuerberatung: Sind die anderen wirklich weiter?

Von außen sieht Veränderung oft einfacher aus. Die andere Kanzlei berichtet über neue Tools. Der andere Berufszweig wirkt digitaler. Und im eigenen Büro läuft noch vieles so wie vor zehn Jahren.

In unserem Gespräch zeigt sich, wie ähnlich die Fragen in Notariaten und Steuerkanzleien sind: Wo fangen wir an? Welche Lösung passt zu uns? Wie schaffen wir dafür Zeit? Und was machen wir, wenn das Team unterschiedlich auf die Veränderung reagiert?

Ob eine ganze Branche „weiter“ ist, lässt sich aus einem solchen Austausch nicht ableiten. Wohl aber eine wichtige Unterscheidung: Zwischen gelegentlicher KI-Nutzung und einer veränderten Arbeitsorganisation liegt viel Arbeit.

Eine Recherche mit KI kann hilfreich sein. Ein einzelner schnellerer Arbeitsschritt löst aber noch nicht die Rückfragen, Übergaben und Doppelarbeiten im gesamten Ablauf. Genau dort lohnt sich der nähere Blick.

Wissensmanagement: Wenn Frau Möller zur Suchmaschine wird

„Das weiß nur Frau Möller.“ Im Podcast nutze ich diesen Satz als Beispiel für Wissen, das an eine einzelne Person gebunden ist (implizites Wissen).

Natürlich ist es wertvoll, erfahrene Mitarbeitende zu haben. Problematisch wird es, wenn ein Notariat ohne deren ständige Verfügbarkeit kaum arbeitsfähig ist. Das belastet auch die Expertinnen und Experten selbst: Sie sollen anspruchsvolle Vorgänge bearbeiten und nebenbei jede Wissenslücke im Büro schließen.

Wissensmanagement im Notariat beginnt deshalb mit konkreten Fragen:

Wo liegen die freigegebenen Vertragsmuster und Arbeitshilfen?
Woran erkennt das Team die aktuelle Fassung?
Wer pflegt Änderungen ein?
Welche wiederkehrenden Schritte sind dokumentiert?
Welche Informationen brauchen neue Mitarbeitende, um selbstständig arbeiten zu können?

Eine KI, die interne Wissensbestände nutzt, braucht verlässliche Inhalte und passende Zugriffsrechte. Mehr Dokumente allein helfen wenig, wenn veraltete Muster, persönliche Varianten und freigegebene Fassungen nebeneinanderstehen.

Die Qualität des Wissensbestands gehört zur Vorbereitung einer KI-Einführung. Sie verbessert zugleich die Zusammenarbeit – schon bevor eine KI darauf zugreift.

Prozessoptimierung: Wo genau soll KI entlasten?

„Wir möchten etwas mit KI machen“ ist ein verständlicher Wunsch. Für die Auswahl einer Lösung ist er allerdings zu ungenau.

Greifbarer wird es, wenn Sie eine konkrete Aufgabe benennen: wiederkehrende E-Mails vorbereiten, Informationen finden oder einen standardisierten organisatorischen Ablauf unterstützen. Ob eine KI dafür geeignet und zulässig ist, muss für den jeweiligen Anwendungsfall geprüft werden.

Mein Ansatz in der Beratung ist, zunächst den Ablauf sichtbar zu machen. Wer erledigt welchen Schritt? Welche Informationen fehlen regelmäßig? Wo wird nachgefragt, kopiert oder doppelt erfasst? Was soll sich für den Mitarbeiter am Ende verbessern?

Manchmal zeigt sich dabei, dass zunächst ein einheitlicher Ablauf oder die bessere Nutzung vorhandener Software mehr bringt. Manchmal ist KI eine passende Ergänzung. Die Entscheidung wird leichter, sobald das Problem konkret ist.

Andreas beschreibt im Gespräch einen ähnlichen Einstieg: die Ausgangslage verstehen, sinnvolle Anwendungsfälle identifizieren und die Menschen einbeziehen, die damit arbeiten werden.

Führung: Wer gibt Veränderung einen Platz im Kalender?

Das Tagesgeschäft ist dringend. Die Verbesserung der Organisation kann scheinbar warten. Bis die gleichen Probleme nächste Woche wieder auftauchen.

Dieser Kreislauf ist vielen Notariaten vertraut. Veränderung braucht deshalb eine Entscheidung der Führung: Wer übernimmt Verantwortung? Welche Zeit steht zur Verfügung? Und wann wird geprüft, ob ein Versuch etwas gebracht hat?

Im Podcast erzähle ich von einer Kanzlei, die bereits regelmäßig Zeit für gemeinsame Büroorganisation reserviert. Ein solcher Rahmen lässt sich nutzen, um auch KI-Themen schrittweise zu bearbeiten. Dafür muss nicht jede Lernphase zusätzlich nach Feierabend stattfinden.

Mitarbeitende verfügen über wertvolles Wissen zu den tatsächlichen Abläufen. Wer sie beteiligt, erfährt, wo eine Lösung im Alltag helfen könnte – und wo sie zusätzliche Arbeit erzeugt.

Das verlangt klare Führung und ehrliche Gespräche. „Ich verstehe das noch nicht“, „Ich habe dafür keine Zeit“ und „Ich möchte meine Arbeit nicht verändern“ sind unterschiedliche Aussagen. Entsprechend unterschiedlich müssen die nächsten Schritte aussehen.

Neue Rollen: KI-Paten und fachliche Mentoren

Nicht jeder Mitarbeitende muss dieselbe Rolle in der KI-Einführung übernehmen.

Andreas spricht von KI-Champions. Ich verwende gern den Begriff KI-Paten: Ansprechpartner im Team, die geeignete Anwendungen ausprobieren, Erfahrungen sammeln und diese für die Kollegen verständlich machen. Dafür brauchen sie einen klaren Auftrag und verfügbare Arbeitszeit.

Erfahrene Fachkräfte können wiederum als fachliche Mentoren Wissen sichern, Kollegen anleiten und Ergebnisse beurteilen. Ihre Expertise bleibt wertvoll, auch wenn jemand anderes stärker an der technischen Erprobung arbeitet.

Die Einführung wird konkreter, wenn Zuständigkeiten benannt sind. Wer testet? Wer prüft fachlich? Wer entscheidet über die weitere Nutzung? Und wo werden die Erfahrungen festgehalten?

Schatten-KI: Wissen Sie, was Ihr Team schon nutzt?

Andreas berichtet von Anfragen, bei denen Kanzleiinhaber Veränderungen im Schreibstil ihrer Mitarbeiter bemerken und KI-Nutzung vermuten.

Schatten-KI bezeichnet hier die Nutzung von KI-Anwendungen außerhalb der vorgesehenen oder freigegebenen Strukturen einer Organisation. Die Frage ist deshalb auch: Welche Anwendungen werden bereits verwendet, für welche Aufgaben und mit welchen Informationen?

Für den Einstieg empfiehlt sich eine offene Bestandsaufnahme. Anschließend braucht das Team verständliche Regeln zu geeigneten Anwendungen, erlaubten Informationen und der Prüfung von Ergebnissen. Datenschutz und notarielle Verschwiegenheit gehören in die Bewertung des jeweiligen Einsatzes.

Wer Orientierung gibt und praktikable Wege eröffnet, schafft die Grundlage für eine nachvollziehbare Nutzung.

KI-Lizenzen rechnen sich erst durch sinnvolle Nutzung

Besonders schätze ich an Andreas seinen betriebswirtschaftlichen Blick. Eine gekaufte Lizenz ist zunächst eine Ausgabe. Ihr Nutzen zeigt sich im Arbeitsalltag.

Für einen begrenzten Test lassen sich beispielsweise diese Fragen festhalten:

Wie lange dauert die Aufgabe bisher?
Wie viel Zeit beanspruchen Nutzung und Kontrolle der KI-Ausgabe zusammen?
Wie häufig muss nachgearbeitet werden?
Wird die Anwendung tatsächlich regelmäßig genutzt?
Verbessert sie die Qualität oder reduziert sie Rückfragen?

Die Zeit für Prüfung und Nacharbeit gehört in die Bewertung. Ein schneller erster Entwurf kann hilfreich sein. Entscheidend ist, was bis zum verwendbaren Ergebnis passiert.

So wird aus dem Gefühl „Das müsste uns doch helfen“ eine Grundlage für die Entscheidung über den weiteren Einsatz.

KI im Notariat einführen: Ein konkreter erster Schritt

Sie müssen nicht sofort das ganze Notariat umbauen. Beginnen Sie mit einem begrenzten Vorhaben:

Eine wiederkehrende Belastung auswählen. Benennen Sie eine Aufgabe, die regelmäßig Zeit oder unnötige Abstimmung kostet.
Den heutigen Ablauf aufnehmen. Halten Sie Schritte, Informationen und Zuständigkeiten fest.
Die Voraussetzungen prüfen. Dazu gehören geeignete Daten, Zugriffsrechte und die Prüfung des vorgesehenen Einsatzes.
Verantwortliche und Lernzeit festlegen. Beteiligte Mitarbeiter brauchen einen klaren Rahmen.
Testen und zeitnah entscheiden. Prüfen Sie Nutzen, Qualität und Nacharbeit. Entscheiden Sie dann, ob die Lösung weiter genutzt, angepasst oder verworfen wird.

Im Gespräch beschreibe ich dazu einen Innovationstag und einen zeitnahen Entscheidungstag. Das Ziel: Ausprobieren soll zu einer nachvollziehbaren Entscheidung führen. Sonst bleibt es beim nächsten Tool, das irgendwann getestet werden müsste.

Was soll sich in Ihrem Notariat tatsächlich verändern?

Vielleicht wünschen Sie sich, dass neue Mitarbeiter schneller selbstständig werden. Dass erfahrene Kollegen seltener unterbrochen werden. Oder dass ein Vorgang auch während eines Urlaubs verlässlich weiterläuft.

Das sind konkrete Ziele für die Digitalisierung Ihres Notariats. Daran lässt sich auch der Einsatz von KI ausrichten.

Als Notarberaterin unterstütze ich Sie dabei, Abläufe zu analysieren, Wissen zu strukturieren, Zuständigkeiten zu klären und Veränderungen mit Ihrem Team umzusetzen. Wir schauen gemeinsam, wo Sie anfangen können und welche Maßnahmen zu Ihrem Notariat passen.

Wenn Sie aus „Wir müssten mal“ ein konkretes Vorhaben machen möchten, vereinbaren Sie einen Gesprächstermin. Den Link finden Sie unten.

Podcast und gemeinsames Webinar mit Andreas Geiling

Dieser Beitrag greift zentrale Gedanken aus Folge 44 von „Digital im Notariat – Schöne neue Welt“ auf: „KI im Notariat und in der Steuerberatung: Sind die anderen wirklich weiter?“

Danke an Andreas Geiling für seine Einblicke aus der Kanzleiberatung, den offenen Austausch und seinen Blick auf die Wirtschaftlichkeit von Veränderungen.

Am 29. Oktober 2026 gebe ich im Rahmen seiner KI-Studiengruppe Einblicke in ein anonymisiertes Kundenprojekt. Dabei geht es darum, wie wir die KI-Einführung angegangen sind und wie sich Rollen und Zusammenarbeit verändern. Den bereitgestellten Zoom-Zugangslink finden Sie am Ende dieses Beitrags.