Warum Digitalisierung im Notariat oft nicht an der Technik scheitert
Was Stimme, Kommunikation und Führung mit erfolgreichem Change Management in Notariaten und Kanzleien zu tun haben
Neue Software eingeführt.
KI-Lizenzen gekauft.
Prozesse analysiert.
Und trotzdem arbeitet das Team sechs Monate später fast genauso wie vorher.
Wenn Sie in einem Notariat oder einer Kanzlei arbeiten, kommt Ihnen das vielleicht bekannt vor.
Viele glauben, Digitalisierung scheitere an der Technik.
Ich glaube mittlerweile etwas anderes.
Nach vielen Beratungsprojekten in Notariaten und Kanzleien beobachte ich immer wieder dasselbe Muster:
Die meisten Veränderungsprojekte scheitern nicht an der Software. Sie scheitern daran, dass Menschen nicht mitgenommen werden.
Genau deshalb sprechen wir bei NOTARTEC® nicht nur über Digitalisierung, Künstliche Intelligenz oder Prozessoptimierung. Wir sprechen genauso über Kommunikation, Führung und Veränderungsmanagement.
Denn Digitalisierung ist kein IT-Projekt.
Digitalisierung ist immer ein Menschenprojekt.
Digitalisier-ung beginnt nicht mit Software
Wer an Digitalisierung denkt, denkt häufig an:
neue Fachsoftware
digitale Akten
KI-Tools
Automatisierungen
Dokumentenmanagement
elektronische Signaturen
Das alles gehört dazu.
Aber keines dieser Werkzeuge verändert eine Organisation von allein.
Eine Software installiert sich nicht selbst im Arbeitsalltag.
Eine KI verändert keine Gewohnheiten.
Und ein neuer Prozess funktioniert nur dann, wenn Menschen ihn akzeptieren.
Genau deshalb ist Change Management im Notariat heute wichtiger denn je.
Was ich in Notariaten immer wieder beobachte
Die folgenden Situationen begegnen mir regelmäßig.
Vielleicht erkennen Sie sich oder Ihr Team darin wieder.
Situation 1: Die gute Idee versandet
Eine Mitarbeiterin beschäftigt sich intensiv mit einem Thema.
Sie informiert sich über KI.
Sie entdeckt Möglichkeiten zur Automatisierung.
Sie entwickelt Ideen für effizientere Abläufe.
Im Teammeeting sagt sie schließlich:
“Vielleicht könnten wir irgendwann einmal überlegen, ob wir …?”
Die Idee verschwindet.
Nicht weil sie schlecht war.
Sondern weil sie keine Wirkung entfaltet hat.
Situation 2: Alle nicken. Niemand verändert etwas.
Der Notar erklärt den neuen Prozess.
Alle stimmen zu.
Niemand hat Fragen.
Das Meeting endet.
Drei Wochen später arbeitet jeder wieder wie vorher.
Nicht aus Bosheit.
Sondern weil Veränderung mehr braucht als Information.
Situation 3: Es wird immer mehr erklärt
Jetzt werden weitere Meetings angesetzt.
Es folgen Präsentationen.
Noch mehr Argumente.
Noch mehr E-Mails.
Doch je mehr erklärt wird, desto größer scheint der Widerstand zu werden.
Warum?
Weil Menschen selten durch noch mehr Informationen überzeugt werden.
Sie brauchen Orientierung.
Vertrauen.
Sicherheit.
Warum gute Ideen manchmal keine Resonanz erzeugen
Für eine Podcastfolge stellte ich mir eine Frage, die mich bis heute beschäftigt:
Scheitern manche Vorhaben vielleicht gar nicht am Inhalt, sondern daran, wie wir sie einbringen?
Diese Frage führte mich in ein spannendes Gespräch mit der Stimmcoachin Ute Bolz-Fischer.
Eigentlich wollten wir über die Stimme sprechen.
Am Ende ging es um viel mehr.
Nämlich darum, warum Menschen manchen Ideen sofort folgen – und anderen nicht.
Menschen hören nicht nur Ihre Worte
Wir aus der Rechtsbranche lieben gute Argumente.
Das ist auch richtig.
Doch Menschen treffen Entscheidungen nicht ausschließlich rational.
Bereits in den ersten Sekunden entstehen Eindrücke.
Wir nehmen wahr:
Wirkt die Person sicher?
Hat sie Vertrauen in ihre eigene Idee?
Klingt sie kompetent?
Traue ich ihr zu, diese Veränderung erfolgreich umzusetzen?
Ute brachte es im Podcast auf den Punkt:
Mit einer guten Stimme verbinden Menschen Kompetenz, Sicherheit, Vertrauen und mentale Stabilität.
Das bedeutet nicht, dass gute Inhalte unwichtig sind.
Aber gute Inhalte entfalten ihre Wirkung erst dann, wenn Menschen bereit sind zuzuhören.
Die größte Fehleinschätzung im Change- Management
Viele Führungskräfte glauben:
“Wenn ich die Vorteile gut genug erkläre, werden alle überzeugt sein.”
Leider funktioniert Veränderung so nicht.
Menschen fragen sich zuerst unbewusst:
Ist das sicher?
Kann ich dieser Person vertrauen?
Weiß sie wirklich, wohin die Reise geht?
Erst danach beschäftigen sie sich mit den eigentlichen Argumenten.
Genau deshalb beginnt Change Management lange bevor die erste PowerPoint-Folie gezeigt wird.
Was Stimme mit Digitalisierung zu tun hat
Auf den ersten Blick:
Gar nichts.
Auf den zweiten Blick:
Sehr viel.
Denn jede Veränderung beginnt mit Kommunikation.
Eine neue Software wird erklärt.
Ein KI-Projekt wird vorgestellt.
Ein neuer Prozess wird eingeführt.
Ein Team soll überzeugt werden.
All diese Situationen leben davon, wie wir auftreten.
Während unseres Gesprächs habe ich einen Gedanken formuliert, den ich heute noch stärker unterschreiben würde:
Vielleicht behandeln wir unsere Stimme einfach als Transportmittel für Inhalte. Dabei hören Menschen nicht nur Worte. Sie hören Haltung. Sicherheit. Präsenz. Aber eben auch Unsicherheit.
Digitalisierung ist Führung
Je mehr ich Notariate begleite, desto klarer wird mir:
Digitalisierung ist selten ein technisches Problem.
Sie ist fast immer eine Führungsaufgabe.
Denn Führung bedeutet:
Orientierung geben
Sicherheit vermitteln
Entscheidungen treffen
Menschen befähigen
Veränderungen begleiten
Software kann das nicht.
KI kann das nicht.
Das müssen Menschen leisten.
Fünf Best Practices aus meiner Beratung
1. Erklären Sie zuerst das Warum
Menschen interessieren sich kaum zuerst für neue Software.
Sie wollen verstehen, warum sich etwas ändern soll.
Beantworten Sie deshalb zuerst diese Fragen:
Welches Problem lösen wir?
Welchen Vorteil hat das Team?
Warum gerade jetzt?
Erst danach sprechen Sie über die Technik.
2. Starten Sie klein
Nicht jedes Digitalisierungsprojekt muss die gesamte Kanzlei verändern.
Beginnen Sie mit einem einzelnen Prozess.
Zum Beispiel:
Rechnungseingang
Wiedervorlagen
Mandantenkommunikation
Dokumentenvorbereitung
interne Wissensdatenbank
Kleine Erfolge schaffen Vertrauen.
3. Machen Sie Veränderungen sichtbar
Viele Projekte scheitern, weil niemand erkennt, was bereits erreicht wurde.
Feiern Sie deshalb bewusst kleine Fortschritte.
Zum Beispiel:
Zeitersparnis
weniger Fehler
weniger Rückfragen
kürzere Bearbeitungszeiten
Sichtbare Erfolge erzeugen Motivation.
4. Sprechen Sie langsamer
Das klingt fast zu einfach.
Ist aber enorm wirkungsvoll.
Wer langsam spricht,
wirkt souveräner,
strahlt Ruhe aus,
gibt anderen Zeit mitzudenken,
vermittelt Sicherheit.
Gerade bei schwierigen Veränderungen macht das einen enormen Unterschied.
5. Wiederholen Sie wichtige Botschaften
Eine Teamsitzung reicht nicht.
Auch eine Schulung reicht nicht.
Veränderung entsteht durch Wiederholung.
Menschen brauchen Orientierung.
Immer wieder.
Drei Dinge, die Sie morgen Ausprobieren können
Sie müssen keine Sprecherausbildung absolvieren.
Probieren Sie zunächst diese drei Dinge aus:
✅ Atmen Sie vor einem schwierigen Gespräch drei Mal bewusst tief ein und aus.
✅ Sprechen Sie in Meetings zehn Prozent langsamer als gewöhnlich.
✅ Stellen Sie erst Fragen, bevor Sie Lösungen präsentieren.
Kleine Veränderungen wirken oft stärker als große Präsentationen.
Meine persönliche Erkenntnis
Ich wollte meinen Podcast ursprünglich deutlich früher starten.
Ich habe mich nicht getraut.
Ich dachte, ich müsste erst lernen, wie eine professionelle Sprecherin zu klingen.
Die ersten Folgen habe ich nahezu vollständig geskriptet.
Heute spreche ich wesentlich freier.
Interessanterweise bekomme ich genau dafür das positivste Feedback.
Das hat mir gezeigt:
Menschen erwarten keine Perfektion.
Sie erwarten Authentizität.
Digitalisierung braucht mehr als Technologie
Wenn wir über Künstliche Intelligenz im Notariat, Prozessoptimierung in Kanzleien oder digitale Transformation sprechen, konzentrieren wir uns häufig auf Werkzeuge.
Dabei vergessen wir leicht den wichtigsten Erfolgsfaktor.
Den Menschen.
Denn jede Software wird von Menschen genutzt.
Jeder Prozess wird von Menschen gelebt.
Jede Veränderung wird von Menschen getragen.
Oder eben nicht.
Häufige Fragen zur Digitalisierung im Notariat
Warum scheitert Digitalisierung im Notariat häufig?
Meist nicht an der Technik, sondern an fehlender Kommunikation, mangelnder Einbindung der Mitarbeitenden und unklaren Zielen.
Wie nimmt man Mitarbeitende bei Veränderungen mit?
Die Frage ist: Muss man sie wirklich mitnehmen? Das klingt so, als ob sie ohnmächtig wären. Vielmehr sollte man sein Team befähigen und ermutigen, den Veränderungsprozess zu gestalten. Indem man früh informiert, den Nutzen erklärt, kleine Erfolge sichtbar macht und Veränderungen konsequent begleitet.
Welche Rolle spielt Kommunikation im Change Management?
Eine zentrale. Gute Kommunikation schafft Vertrauen, reduziert Unsicherheit und erhöht die Bereitschaft, neue Arbeitsweisen anzunehmen.
Reicht die Einführung einer KI-Lösung aus?
Nein.
KI ist lediglich ein Werkzeug, aktuell für Assistenztätigkeiten.
Erst wenn Prozesse angepasst, Mitarbeitende geschult und Verantwortlichkeiten geklärt sind, entsteht ein echter Mehrwert.
Was ist der wichtigste Erfolgsfaktor bei der Digitalisierung?
Aus meiner Erfahrung ist es die Kombination aus klarer Führung, guter Kommunikation und einer schrittweisen Umsetzung.
Mein Fazit
Ich bin überzeugt:
Digitalisierung ist kein Softwareprojekt.
KI ist kein Technologieprojekt.
Prozessoptimierung ist kein Organisationsprojekt.
Es sind Kommunikationsprojekte.
Es sind Führungsprojekte.
Es sind Veränderungsprojekte.
Vielleicht beginnt Transformation deshalb gar nicht mit einer neuen Software.
Vielleicht beginnt sie mit einem einzigen Satz.
Mit einer Idee.
Mit einer Haltung.
Und mit der Fähigkeit, Menschen für diesen Weg zu gewinnen.
Denn gute Ideen verändern keine Organisation.
Erst wenn Menschen ihnen vertrauen, entsteht echte Veränderung.
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